El amplio espectro del personal assistant

Después de reunidos con el equipo de redacción de contenidos, decidimos dar este título al artículo porque representa en una sola palabra lo que mejor define a un personal assistant que ejerza su profesión al más alto nivel, como sucede con Q&C. ¿Qué busca un cliente con un profesional bajo este epígrafe? Lo primero solucionar, y las situaciones que pueden surgir cuando se trabaja codo con codo con un alto ejecutivo, celebrity o similar son en extremo diversas porque nuestros clientes, por su tipología, son cualquier cosa menos standard.

El personal assistant debe ser flexible en el sentido que se espera de él o ella. Pongamos por caso el de la fotografía que encabeza el post, la primera dama de los Estados Unidos requiere de forma constante, sobre todo en el caso particularmente activo que tuvo Rosalynn Carter, esposa del 38º presidente de los Estados Unidos. Alguien sometido a las presiones del cargo debe disponer a su lado de una persona, no solamente excepcionalmente preparada, sino también de alguien que no se venga abajo bajo presiones, que en algunos casos, pueden llegar a ser muy notables. El personal assintant nunca puede entrar en pánico porque es precisamente la persona que debe ponerse manos a la obra frente a situaciones y planes que pueden variar de forma drástica, y en muchos casos estar dispuesto a poner bajo control situaciones, que como en el lenguaje de los buques submarinos, podríamos denominar de control de daños.

La atención al detalle y la organización debe estar siempre, por parte del personal assistant en un nivel de excelencia, al máximo nivel, porque errores cometidos en esos aspectos pueden hacer un daño irreversible, tanto al cliente como a la organización a la que pertenece. El establecimiento de prioridades claras, el control de la agenda, la preparación de reuniones y citas, la selección correcta tanto del correo postal como del electrónico, y el dominio de las herramientas telemáticas deben ser cualidades sobreentendidas para estos profesionales.

La experiencia y formación del personal assistant debe ser cualidades buscadas en este elitista sector pero no olvidemos que cada cliente es único, y estos profesionales deben mostrar una capacidad de adaptación al entorno y de actualización, que, seamos realistas, hacen de estos profesionales raras joyas, muy apreciadas. La experiencia nunca puede ser sustituida por la formación, más bien esta última debe acompañar a la primera en situaciones donde esta experiencia se ve auxiliada de forma permanente por esa flexibilidad que comentábamos al principio. Y no olvidemos que las cualidades que se les piden pueden ser muy variadas en función del sector o actividad al que se dedique el cliente.

Hay una cualidad muy importante, que nos hace recordar, el fantástico papel que Harvey Keitel interpretaba en la mítica cinta de Quentin Tarantino, el señor Lobo, el solucionador. Salvando las obvias distancias, el personal assistant debe brillar en el papel de solucionador de problemas. Estos profesionales deben ser muy proactivos, funcionando como filtro para aquellos problemas que al cliente le distraen y preocupan, suman tiempo útil al escaso y precioso tiempo del cliente, en muchos casos sin tener la necesidad de recurrir al cliente para dar solución a esas situaciones.

Ni que decir tiene que la confidencialidad lo es todo cuando se trabaja para un alto directivo o una celebrity. La discrección y una posición en segunda fila asegura al cliente la tranquilidad de que sus asuntos, de los que en muchos casos el personal assistant se ocupa, deben estar salvaguardados. Su posición frente a medios de comunicación y terceros, sean cuales sean éstos, debe proteger la imagen pública del cliente y su buena reputación.

Por último, aunque sus virtudes deban ser muchas más, debemos destacar el aspecto protocolario, las relaciones, tanto personales como de negocio, que un cliente de este tipo mantiene, en muchos casos se ven sometidas a un protocolo que un personal assistant debe manejar con habilidad, soltura e imaginación. Es terrible la posibilidad de perder un negocio simplemente porque no se sepa distinguir entre el tipo de saludo que espera un hombre de negocios chino o japonés, pequeñas diferencias que pueden resultar en que un negocio se malogre por errores protocolarios.

Queremos agradecer a todos nuestros clientes la confianza que depositan en Q&C. Siempre procuramos que estas condiciones, que no se encuentran en almoneda, sean del máximo nivel y cumpliendo al menos todas estas premisas sin las que un personal assistant se convierte meramente en un secretario al uso.